Productief: werk gefocust en efficiënt

‘Focus On Being Productive Instead Of Busy.’ – Tim Ferriss

Hoe productief ben jij op een gemiddelde werkdag? Hoeveel krijg jij gedaan in welk tijdsbestek? Is dat ook echt productief geweest? Of heb je gewoon je werk gedaan, wellicht een beetje half? Ben je wel lekker begonnen, maar ook vrij vlot weer afgeleid door sociale input, mails of telefoontjes?

Ik geloof dat er veel meer te produceren is in de tijd die we hebben, als we gefocust en efficiënt te werk gaan.

Binnen mijn onderneming zijn vrijwel alle systemen en terugkerende handelingen geautomatiseerd of uitbesteed aan anderen. Het komt er op dit moment op neer dat ik het klantcontact (relatiebeheer en sales) nog zelf doe omdat ik dat echt leuk vind. Al het andere wordt door systemen of mijn team gedaan. In de tijd die daardoor overblijft kan ik bezig zijn met de belangrijkste taken. Met taken die bijdragen aan groei of direct resultaat opleveren. Dat zijn de taken die ik als ondernemer te doen heb.

Druk, druk, druk

Terug naar jou. Ben jij bezig met taken die voor resultaat zorgen of ben je continu druk bezig met allerlei subtaken, die veel hoofdruimte, tijd en energie vergen maar weinig tot niets opleveren? Als je alles zelf blijft doen, houd je te weinig tijd over om flink resultaat te realiseren. Je hebt je tijd nodig. Besef dat tijd het enige is dat echt schaars is. Al het andere is te creëren. Zorg ervoor dat je andermans tijd gaat inzetten op taken die jij niet moet doen.

Wat moet je als ondernemer zo snel mogelijk uitbesteden? Of als je geen ondernemer bent maar een fulltime baan hebt, wat moet je dan wel en niet doen? Wat moet je uitbesteden? Wat kun je überhaupt uitbesteden?

Allereerst voor de ondernemers. En dat is wat mij betreft drieledig. Ik maak als volgt onderscheid:

• Vakgerichte ondernemers, die worden betaald voor het uitvoeren van een bepaalde specialistische dienst (bijvoorbeeld administrateur, stukadoor, schilder, monteur, rijinstructeur, websitebouwer of personal trainer).
• Kennisondernemers, die hun kennis en ervaring verkopen (bijvoorbeeld spreker, trainer, coach, adviseur, fiscalist, diëtist of handelaar).
• Productverkopende ondernemers, die een product in de markt hebben gezet (bijvoorbeeld gadgets, software, hardware, bouwmateriaal of voedsel).

Voor ieder type ondernemer is er een andere manier nodig om een team te bouwen dat voor groei zorgt.

Productiviteit verhogen voor vakgerichte ondernemers

De vakgerichte ondernemers adviseer ik om zo snel mogelijk een volle agenda te realiseren met betaald werk. De volgende stap is een vakman inhuren of in loondienst nemen. Dan kun jij weer aan de slag met het uitbreiden van je klantenbestand, totdat je de volgende in dienst kunt nemen. Dit proces blijf je herhalen. Na verloop van tijd neem je de taak van project- en accountmanager op je. De administratie en andere bijkomende werkzaamheden kun je relatief goed uitbesteden aan een virtuele assistent. Uiteraard komt daar in de praktijk veel bij kijken, maar dit boek gaat over leiderschap; leiders doen wat nodig is, ondanks uitdagingen of angst.

Productiviteit verhogen voor kennisondernemers

De kennisondernemers zoals trainers en sprekers willen nogal eens hetzelfde doen als de vakgerichte ondernemers. Ze denken in termen van ‘een exitstrategie hebben’, met alle gevolgen van dien. Ze willen een trainer opleiden en collega’s inzetten, en er een marge tussenhouden, terwijl ze alle subtaken nog zelf doen.

Kenniswerkers kunnen goede tarieven rekenen. Volgens mij moeten ze daarom focussen op boekingen creëren: twee tot vier keer per week op het podium staan voor minimaal 1.000 euro. Alle overige uitvoerende werkzaamheden die vallen onder marketing, administratie, verkoop etc. moet je zo snel mogelijk uitbesteden aan een officemanager of virtuele assistent. Je hoeft nooit meer dan twee tot vier keer per week op het podium te verschijnen. Als je te veel aanvragen krijgt, moet je gewoon je tarieven verhogen (je krijgt de aanvragen alleen omdat je blijkbaar van waarde bent).

Zo kun je met parttime werken prima 100.000 euro per jaar verdienen. Je uitdaging zit in het krijgen van aanvragen, het opschalen van je groepen of het uitbreiden naar een volledig leertraject in plaats van het verkopen van losse sessies. Besteed je marketing lekker uit aan een goed bureau en houd je vooral bezig met het creëren van waardevolle kennis en het overdragen daarvan.

Uurtje-factuurtjeconstructie

Uiteraard vallen onder de kenniswerkers ook de adviseurs, coaches en bijvoorbeeld diëtisten. Die hebben weer een heel andere uitdaging. Meestal hebben ze een uurtje-factuurtjeconstructie opgezet. Dat is prima, omdat adviseurs minimaal 80 en diëtisten zo’n 50 euro per uur rekenen. In principe moet je hetzelfde doen als de spreker en trainer. Zorg dat je alle subtaken uitbesteedt en zo veel mogelijk automatiseert. Je moet bezig zijn met werk dat je kunt factureren. Opschalen kun je o.a. doen door online producten aan te bieden, je uurtarief te verhogen, van een-op-een- naar groepssessies te gaan, als adviseur lezingen te geven, of volledige trajecten aan te bieden. Dus niet een uurtje voor bedrag x, maar een op maat gemaakte oplossing voor 5.000 euro aanbieden.

Productiviteit verhogen voor productverkopende ondernemers

Dan komen we bij de productverkopende ondernemers. Als je een product hebt, is de uitdaging om dat zo veel mogelijk te verkopen. Dit kun je op verschillende manieren insteken. De focus ligt op verkopen en marketing. Zorg dat je zichtbaar bent, presenteer je product geniaal, zorg voor accountmanagers die dag in dag uit voor jou onderweg zijn en houd je voorraad op orde. Als je een start-up bent met weinig budget, moet je zelf die verkoper zijn. Stel jezelf concrete doelen en deadlines. Verkoop zo veel mogelijk per week, ga de boer op.

Besteed subtaken als eerste uit en automatiseer ze. Je bedrijf groeit met het aantal verkopen dat je realiseert. Zolang je voldoende kunt produceren, kun je oneindig blijven groeien.

Terug naar productief werken

Stap één is dus echt alleen doen wat jij te doen hebt en de rest aan je team of collega’s overlaten. Je taken doe je het meest effectief als je er bloktijd voor inplant. Blok drie keer per dag twee uur en zorg dat je in die tijd niet bereikbaar bent voor bullshit van buitenaf. Gewoon doen wat je te doen hebt, zo goed en daadkrachtig mogelijk. Als je nog bezig bent met subtaken, plan die er dan omheen. Als jij elke dag minimaal zes uur productief werkt, neemt je resultaat toe.

Om productief te werken geef ik je nog een aantal handvatten mee:

• Stel doelen voor de bloktijden.
• Sluit jezelf af van de buitenwereld.
• Negeer je interne conversaties; wat je nu gaat doen, krijgt als enige aandacht.
• Laat je niet afleiden, ga gewoon lekker door (plassen, bellen, eten, koffiedrinken, etc. kunnen straks weer).

Productief zijn betekent dat je zo veel mogelijk produceert in zo weinig mogelijk tijd. Focus is daarvoor de absolute sleutel.

Als je merkt dat je te veel chaos in je hoofd hebt, neem dan twintig minuten de tijd om alles op te schrijven wat je bezighoudt. Zowel zakelijk als privé. Prioriteer alles wat op het papier staat. Bedenk wat eigenlijk vandaag nog gedaan moet zijn en begin daar dan mee tijdens je eerste blokuur.

Krachtige leiders zijn uiterst productief, ze begrijpen dat hun tijd schaars is.