Delegeren: Weet wat je wel en niet zelf moet doen

‘A leader is one who knows the way, goes the way and shows the way.’ – John C. Maxwell

Krachtige leiders zijn goed in delegeren. Hun tijd is net als die van jou beperkt. Je kunt niet alles zelf doen. Je zult moeten delegeren. Delegeren op een manier die op lange termijn werkt.

De juiste mensen op de taken

Wat mij betreft hebben krachtige leiders gemeen dat ze de juiste mensen op de taken zetten. Minder krachtige leiders zullen de taken wellicht wel uitbesteden, maar ze zullen die altijd moeten blijven controleren. Om de juiste mensen op de juiste taken te krijgen is een mens- en taakgerichte aanpak nodig.

Hoe beter de persoon zijn taak uitvoert, des te meer profijt jij ervan hebt. Neem dus echt de tijd om heel duidelijk te definiëren voor welke taken je mensen nodig hebt en zoek de meest geschikte personen om die taken uit te voeren.

De juiste personen zijn diegenen die leidinggeven aan zichzelf en de taak, vanuit bekwaamheid. Je hebt díé persoon nodig die de verantwoordelijkheid op zich neemt; iemand die je niet hoeft te controleren en de taak excellent uitvoert. Neem daarom de tijd om te ontdekken wie iemand is. Is hij voor de lange termijn geschikt? Of slechts voor de korte termijn (en daarmee dus eigenlijk niet)?

Van controleren naar verantwoordelijk houden

Als leider moet je dus zo min mogelijk bezig zijn met uitvoerende taken. Je moet bezig zijn met het bouwen van een team rondom de taken binnen de organisatie. De uitdaging is dat veel leiders vanuit controle vergeten om te delegeren. Want heel eerlijk: je kunt het zelf toch beter? ‘Ik doe het wel even, dat is sneller dan het uitleggen aan een ander.’ Hoe vaak moet je het alsnog controleren om erachter te komen dat de gewenste kwaliteit niet is gerealiseerd? Verschrikkelijk. Hoe kun je dat ombuigen?

Er moet een verschuiving plaatsvinden van controleren naar verantwoordelijk houden. Als jouw team weet dat jij het uiteindelijk alsnog controleert, word jij verantwoordelijk gehouden voor het resultaat. Controle voorkomt dat anderen hun verantwoordelijkheid nemen. Daar kunnen we van alles van vinden, maar dat is wel hoe het werkt. Je moet dus de controle loslaten en de verantwoordelijkheid bij je team neerleggen. Iedereen moet zijn eigen verantwoordelijkheden hebben en zich bij jou verantwoorden. Je moet ze de kans geven om fouten te maken en die te herstellen zonder dat jij ingrijpt. Is dat moeilijk? Ja, want je voelt je verantwoordelijk richting je klant of het gewenste resultaat. Toch is dit nodig om anderen de kans te geven om het excellent te doen. 

Coach je team in leiderschap

Jouw rol als leider moet veranderen van de contoleur naar de leider en coach. Je team heeft een daadkrachtige leider nodig die de koers bepaalt. Ook is een coach nodig die helpt om het team te laten groeien in leiderschap. Iemand die de teamleden verantwoordelijk durft te houden en ze hun eigen problemen laat oplossen.

Je leert pas echt rijden als je je rijbewijs al hebt

Waar of niet waar? Zolang er iemand naast je zit die verantwoordelijk is en op de rem trapt als jij een fout maakt, rijd je nooit volwaardig. Je leert niet volledig om gevaren in te schatten, je bent niet genoeg verantwoordelijk. Zodra er niemand meer naast je zit leer je echt rijden. Dit werkt ook zo binnen je team. De teamleden kunnen hun taken excellent doen als jij ze alle informatie geeft, ze inwerkt, ze vertelt wat de verwachting is, ze duidelijk het resultaat voor ogen houdt en ze verantwoordelijk houdt.

Geef leiding aan projecten

Projectmanagement is een onmisbare competentie die krachtige leiders gemeen hebben. Door projectmatig denken en handelen kunnen ze efficiënt van A naar B komen. Het proces van een project bestaat conceptueel uit de volgende fases:

• Bepaal het gewenste eindresultaat.
• Bepaal welke acties er genomen moeten worden om tot dit resultaat te komen.
• Bepaal wie verantwoordelijk is voor welke actie, en binnen welk tijdsbestek.
• Onderneem de acties binnen de gestelde tijd.
• Controleer de kwaliteit van de gedane acties.
• Bepaal of het gewenste eindresultaat behaald is.

Tijdens het proces moeten de vordering, de kwaliteit, de besteedbare budgetten en de tijd gemanaged worden.

Succes met delegeren!

Krachtige leiders delegeren taken aan de juiste mensen.